U deelt uw persoonsgegevens met ons als u zelf met ons contact opneemt of als wij contact met u opnemen in het kader van onze dienstverlening. Wij gaan zorgvuldig om met deze gegevens. In deze verklaring leest u hoe we omgaan met uw gegevens en uw privacy.

1. Wie zijn wij?
Fidined is een financiële/administratieve dienstverlener. We helpen en verzorgen de financiële administratie en fiscale aangifte van onze klanten.

V.O.F Fidined, Langstraat 44, Lelystad, www.fidined.com, info@fidined.com

2. Wat zijn persoonsgegevens en wat is ’verwerken’?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die we met u in verband kunnen brengen. U deelt persoonsgegevens met ons als u klant bij ons bent of als u om andere redenen contact met ons hebt. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook het IP-adres van uw computer. Het gaat om gegevens die herleidbaar zijn naar u als persoon. Als u een zzp’er of een eenmanszaak, vof of maatschap hebt, dan zijn die gegevens ook persoonsgegevens, want ze zijn direct herleidbaar tot u.

Verwerken is een wettelijk begrip. Het is ook een heel breed begrip. Het gaat namelijk om alles wat u kunt doen met gegevens:
het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

3. Welke persoonsgegevens gebruikt Fidined?
Fidined gebruikt verschillende categorieën van persoonsgegevens.

Gegevens voor de aanvraag en uitvoering van onze diensten.
Bij de aanvraag voor diensten van Fidined verstrekt u ons gegevens. Deze gegevens leggen wij vast.
Deze gegevens zijn bijvoorbeeld uw naam, adres en woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, rekeningnummer. Dit kunnen natuurlijk ook de (contact)gegevens van uw bedrijf zijn.

Wij kunnen ook gegevens vastleggen als u contact opneemt met Fidined. Bijvoorbeeld als u telefonisch contact zoekt met Fidined, via onze website of via sociale media.
Als u de website van Fidined bezoekt, worden gegevens over u vastgelegd door middel van cookies. Hiervoor wordt toestemming gevraagd. Lees daar meer over in ons Cookiebeleid (EU)

Als u contact met ons zoekt via sociale media bestaat de kans dat u onbedoeld, naast de informatie die u zelf verstrekt, ook andere gegevens met ons deelt. Wij ontvangen dan bijvoorbeeld uw naam, profiel en interesses. De gegevens die worden gedeeld zijn afhankelijk van de voorkeuren die u zelf hebt ingesteld. Wilt u meer informatie over welke gegevens wij ontvangen en over het aanpassen van uw instellingen? Kijk dan op de website en raadpleeg de privacy-policy van de sociale-media-aanbieder.

4. Hoe krijgen wij uw gegevens?
Fidined kan uw persoonlijke gegevens op verschillende manieren verkrijgen. In de meeste gevallen ontvangen we gegevens direct van u, omdat u die zelf aan Fidined verstrekt.

Bijvoorbeeld omdat u informatie opvraagt via onze website, omdat u gebruik wilt maken van onze diensten of omdat u zich hebt ingeschreven voor een nieuwsbrief.
We kunnen daarnaast persoonsgegevens ontvangen van anderen. Bijvoorbeeld van uw klanten of leveranciers. Ook dat vindt dan plaats in het kader van onze dienstverlening. De vastlegging van persoonsgegevens is vaak onontkoombaar bij de uitvoering van onze diensten.

We kunnen ook gegevens gebruiken uit openbare bronnen. Gegevens over bedrijven en hun vertegenwoordigers kunnen we verkrijgen bij de Kamer van Koophandel, maar ook van handelsinformatiebureaus. In het kader van klant- of leveranciersacceptatie kunnen wij ook gebruikmaken van openbare informatie op het internet.

5. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

5.1 Algemeen
Fidined kan haar diensten alleen goed uitvoeren als Fidined daarbij persoonsgegevens kan opvragen en vastleggen. Dat is nodig om gerichte informatie te kunnen geven over onze diensten, maar ook voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, voor fraudebestrijding, het voldoen aan wettelijke bepalingen, voor (statistisch) onderzoek naar het gebruik van de website en online diensten en ter verbetering van de dienstverlening. Hierna lichten we dat verder toe.

5.2 Om onze diensten te kunnen leveren
Fidined heeft persoonsgegevens nodig voor een goede uitvoering van de dienstverlening. Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:

onderzoeken of u klant bij ons kunt worden;

uw aanvraag of wijziging van een dienst beoordelen.

contact met u opnemen of namens een klant van ons;

uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.De rechtmatige grondslag voor het verwerken van uw gegevens is in deze gevallen de overeenkomst die we met u aangaan.

5.3 Marketing
We brengen onze klanten graag op de hoogte van onze financiële oplossingen of diensten. Bijvoorbeeld via een nieuwsbrief, per e-mail, via onze website en via gepersonaliseerde advertenties. Daarvoor gebruiken we persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor marketingactiviteiten. Fidined heeft een centrale klantenadministratie. De gegevens die we zelf hebben ontvangen, kunnen worden aangevuld met openbare bronnen. Daarbij houdt Fidined rekening met uw voorkeuren. Wij vinden het belangrijk dat wij informatie toesturen die voor u relevant is. Met dat doel verzamelen wij via onze commerciële e-mail en nieuwsbrieven op persoonsniveau voorkeuren en gedragsgegevens (‘open- en klikgedrag’). Als u geen commerciële informatie van Fidined wilt ontvangen, kan dat uiteraard. Onder ‘uw rechten’ leest u hieronder hoe u zich af kunt melden van het ontvangen van commerciële e-mail en /of nieuwsbrieven.

De rechtmatige grondslag voor het verwerken van gegevens voor deze doeleinden is het gerechtvaardigd belang van Fidined bij het onderhouden en vergroten van ons klantenbestand.

5.4 Acceptatie en fraudebeleid
We verzamelen ook persoonsgegevens om fraudeurs te herkennen, zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.
We houden uw IP-adres bij als u onze site bezoekt. Bij het voorkomen en aanpakken van fraude achterhalen we wie er achter het IP-adres zit.

We doen dit omdat we geen klanten willen die Fidined en/of de gehele financiële sector in gevaar brengen. Daarnaast moeten we ervoor zorgen dat we een gezond bedrijf blijven, zodat we nu en in de toekomst aan al onze verplichtingen kunnen voldoen. De rechtmatige grondslag voor het verzamelen van deze gegevens is dan ook het gerechtvaardigd belang van Fidined.

5.5 Telefoongesprekken
Telefoongesprekken kunnen door Fidined worden vastgelegd en bewaard voor onder meer de volgende doeleinden:

– soms is het nodig om een gesprek op te nemen om mondelinge afspraken goed vast te leggen en om bewijs daarvan te kunnen leveren;
– soms nemen we gesprekken op voor het evalueren of verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening of voor trainings-, coaching- en beoordelingsdoeleinden.
De rechtmatige grondslag voor het verzamelen van deze gegevens is dus in sommige
gevallen de overeenkomst en in andere gevallen het gerechtvaardigd belang van Fidined om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen en te verbeteren.

5.6 Het voldoen aan wettelijke bepalingen
Voor administratiekantoren gelden wettelijke verplichtingen die ons noodzaken om persoonsgegevens te verwerken. Denk hierbij aan verplichtingen om alleen zaken te doen met integere partijen en om zelf een integere bedrijfsvoering te waarborgen. Wet- en regelgeving kan Fidined ook verplichten tot het verlenen van inzage van gegevens aan een overheidsinstelling of een toezichthouder, bijvoorbeeld De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten of een opsporingsinstelling.
De rechtmatige grondslag voor de verwerking van deze gegevens is de wettelijke verplichting.

5.7 Voor (statistisch) onderzoek en ter verbetering van de dienstverlening
We gebruiken gegevens ook voor onderzoek, voor productverbetering en verbetering van onze dienstverlening. Dat doen we door die te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Zo kunnen we de oorzaak van klachten oplossen, pagina’s en formulieren op onze websites verbeteren en processen versnellen, nieuwe diensten ontwikkelen en bestaande diensten verbeteren. Bij het analyseren gebruiken we alleen de gegevens die we daarvoor nodig hebben. En we kunnen gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), versleutelen (pseudonimiseren) of anoniem maken om de eventuele risico’s van het gebruik van deze gegevens te beperken.

Ook maken we van klanten met dezelfde eigenschappen of hetzelfde gedrag verschillende groepen (profielen). Daar kunnen we dan op inspelen. We kiezen welke service het beste bij een groep klanten past. Ons aanbod stemmen we daarop af.
De rechtmatige grondslag voor het verzamelen van deze gegevens is het gerechtvaardigd belang van Fidined.

6. Van wie hebben we persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegeven van onze klanten. Maar ook van andere personen dan onze klanten. Bijvoorbeeld omdat u direct of indirect contact hebt (gehad) met ons. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat we uw gegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening aan een klant, omdat u de klant bent van een klant van Fidined. Ook in dat geval krijgen we uw gegevens. Ook verwerken we gegevens van contactpersonen en vertegenwoordigers van onze zakelijke klanten en van leveranciers.

7. Hoe zorgt Fidined voor persoonsgegevens?
Fidined legt zo min mogelijk persoonsgegevens vast, alleen de noodzakelijke. Fidined neemt bovendien de benodigde technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn logische toegangsbeveiliging, beheer van autorisaties, versleutelen van persoonsgegevens, intensief monitoren van websites en infrastructuur op beveiligingslekken, gebruik van firewalls en intrusion-detection-systemen en afspraken met leveranciers over informatiebeveiliging.

Medewerkers van Fidined en eventuele derden die kennis kunnen nemen van de door Fidined vastgelegde gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding van deze informatie. Alleen geautoriseerd personeel mag gegevens inzien en bewerken. Dat mag ook alleen voor zover dat noodzakelijk is voor een adequate uitvoering van de werkzaamheden.

Daarnaast zorgen we voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden, TAN- codes en controlevragen. En we investeren in middelen die u en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit.

8. Bewaartermijnen
Fidined bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw gegevens zijn verkregen en verder worden verwerkt, tenzij de wet ons verplicht gegevens langer te bewaren. Iedere ondernemer is bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

De bewaartermijn die Fidined hanteert kan per doel verschillen en is ook afhankelijk van de aard van de gegevens. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens in principe verwijderd of geanonimiseerd, op zodanige wijze dat die niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn. Geanonimiseerde gegevens gebruiken we na afloop van de bewaartermijn alleen voor historische, statistische doeleinden.

9. Uw rechten. Hoe kunt u uw persoonlijke gegevens bekijken, aanpassen of een klacht indienen?
U kunt bij ons een verzoek indienen tot inzage, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het feit dat Fidined uw gegevens verwerkt of een verzoek indienen om uw gegevens over te dragen. Maar ook als u Fidined toestemming hebt verleend tot het verwerken van uw persoonsgegevens en deze toestemming wil intrekken. Als klant heeft u toegang tot de Support Portal waarin u de persoonsgegevens kunt aanpassen, blokkeren of zelf kunt verwijderen.

Wij hebben voor de verwijdering van onze mailinglijst alvast een formulier voor u beschikbaar. Of stuur ons een e-mail met uw verzoek, met als bijlagen een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Dit kan naar: support@fidined.com. Wij vragen u met klem op deze kopie u BSN en pasfoto door te strepen/ onleesbaar te maken. Fidined stuurt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, een reactie op het verzoek. Fidined zal u steeds laten weten hoe het verzoek wordt behandeld en wat de uitkomst daarvan is.

Dit adres kunt u ook gebruiken als u een klacht hebt over de wijze waarop Fidined met (uw) persoonsgegevens omgaat.

Voor meer informatie of klachten over privacy, kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
U kunt ons ook laten weten dat uw persoonsgegevens niet gebruikt mogen worden voor marketingactiviteiten of uw verleende toestemming voor het gebruik van een e-mailadres intrekken. Dat kan via dit support@fidined.com

Daarnaast kunt u zich altijd afmelden voor de ontvangst van commerciële e- mailberichten van Fidined via een afmeldlink in het bericht zelf.

10. Verstrekking van gegevens aan derden
Alleen als het nodig is, delen wij gegevens met derden. Dat doen we bijvoorbeeld als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening door Fidined, bij het bestrijden van fraude of als de wet- en regelgeving dat vereist.

10.1 Fraudebestrijding en wettelijke verplichtingen
Uitsluitend wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. In alle gevallen zal Fidined passende maatregelen treffen om de vertrouwelijkheid en de beveiliging van de gegevens zoveel mogelijk te waarborgen.

10.2 Ondersteunende diensten
Voor het leveren van onze diensten maken we gebruik van derden, zoals IT-leveranciers, sociaalnetwerkproviders en screeningsdiensten. Wij maken goede afspraken met dergelijke partijen voordat wij de gegevens aan hen verstrekken. Zij zijn verplicht de gegevens te beschermen en mogen die alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies.

10.3 Verstrekking aan andere landen
Fidined kan persoonsgegevens overdragen aan andere landen. Wij doen dat alleen als het noodzakelijk is voor onze dienstverlening ofwel als we daartoe verplicht zijn op grond van wet- en regelgeving. De wetgeving biedt niet in alle landen dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens. Daar waar nodig zorgt Fidined ervoor dat er adequate veiligheidsvoorzieningen aanwezig zijn voordat de gegevens worden overgedragen.

10.5 Andere websites

Op de websites van Fidined treft u als service regelmatig hyperlinks aan naar websites van derden. Fidined kan geen verantwoordelijkheid dragen voor de omgang met uw gegevens door die partijen. Lees hiervoor, indien aanwezig, het privacy statement van de betreffende site.

11. Datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Fidined is verplicht om een datalek binnen 72 uur te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en bij degenen van wie de gegevens zijn en/of degenen die ze gebruiken. Die verplichting geldt niet wanneer het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betreffende personen. Datalekken worden bij Fidined altijd intern geregistreerd en beoordeeld. Per geval wordt vastgesteld welke actie er nodig is om de risico’s voor de betrokkenen zo goed mogelijk te beperken.

Het is belangrijk dat alle datalekken die betrekking hebben op persoonsgegevens die door Fidined worden verwerkt bij Fidined worden gemeld en beoordeeld, zodat we daar actie op kunnen ondernemen. U kunt datalekken melden via support@fidined.com.

Vragen of opmerkingen

Hebt u vragen of opmerkingen over ons privacybeleid? Richt die aan: info@fidined.com

Wijzigingen

Fidined behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement, bijvoorbeeld vanwege nieuwe ontwikkelingen, online diensten of om conformiteit aan wet- en regelgeving te waarborgen. Deze wijzigingen zullen bekend worden gemaakt op onze website.

Laatst gewijzigd: 08 oktober 2019